Nota de Informare privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

Asociatia Jucatorilor de Rugby, avand sediul social in str. Vespasian nr. 47, cam. 1, Sector 1 , inregistrata la Registrul National al Asociatiilor si Fundatiilor sub nr. 28594/A/2019, avand codul unic de inregistrare 41959228, in calitate de operator („Asociatia”), doreste sa va informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal in contextul anumitor operatiuni realizate de Asociatie in scopurile specificate mai jos.

1. Scopul, categoriile de date si temeiurile prelucrarii

Prezenta nota de informare se refera la calitatea dumneavoastra de membru al Asociatiei.

Asociatia prelucreaza datele cu caracter personal enumerate mai jos pentru urmatoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea:

 

1.1

Scop: Inscrierea in vederea dobandirii calitatii de membru

Categorii de date: Nume, prenume, sex, nationalitate, adresa, club, numar de telefon, adresa de e-mail, precum si alte date cu caracter personal cuprinse in contractul individual de munca/conventia civila pentru desfasurarea activitatii in domeniul rugby-ului, adresa de IP

Temei legal: Prelucrarea este necesara pentru realizarea demersurilor inainte de incheierea contractului.

 

1.2

Scop: Plata cotizatiilor

Categorii de date: Nume, prenume, numar de telefon, adresa de e-mail, date bancare

Temei legal: Prelucrarea este necesara pentru executarea contractului la care dumneavoastra sunteti parte.

 

1.3

Scop:Reprezentarea si apararea drepturilor si intereselor economice, profesionale si sociale ale membrilor Asociatiei, precum si corectarea abuzurilor sau a situatiilor injuste in care acestia sunt implicati, precum si asigurarea si mentinerea unei protectii a acestora fata de regulile sau reglementarile injuste sau nelegale care

afecteaza carierea oricarui membru al Asociatiei;

Asistarea si reprezentarea membrilor Asociatiei in negocierea, precum si in

disputele pe care acestia le au cu cluburile la care sunt legitimati, precum si reprezentarea acestora inaintea Federatiei Romane de Rugby si a instantelor de judecata din Romania;

Temei legal: Prelucrarea este necesara pentru executarea contractului la care dumneavoastra sunteti parte.

 

1.4

Scop: Promovarea membrilor in cadrul Asociatiei

Categorii de date: Nume, prenume, valoarea cotizatiilor achitate

Temei legal: Interesul legitim al Asociatiei de a face cunoscute activitatile membrilor la nivel intern

 

1.5

Scop: Asistarea membrilor Asociatiei in obtinerea unor calificari sau cunostinte necesare in anticiparea nevoilor acestora pe care le vor intampina la momentul la care cariera lor de jucatori de rugby va lua sfarsit, astfel incat posibilitatile de angajare ulterioare sa nu aiba de suferit ca urmare a perioadei in care acestia au activat ca jucatori de rugby;

Sustinerea dezvoltarii profesionale a membrilor Asociatiei si ajutarea  acestora in vederea angajarii.

Categorii de date: Nume, prenume, adresa de e-mail, numar de telefon, anul nasterii, echipa la care activati, anul in care ati inceput sa jucati rugby profesionist, ultima forta de educatie formala absolvita, profilul facultatii pe care o urmati/ati absolvit-o

Temei legal: Prelucrarea este necesara pentru executarea contractului la care dumneavoastra sunteti parte.

 

1.6

Scop: Furnizarea de informatii, invitatii, comunicari cu privire la activitatea AJR

Categorii de date: Nume, prenume, numar de telefon, adresa de e-mail

Temei legal: Consimtamantul dumneavoastra

 

1.7

Scop: Exprimare opinii prin intermediul unei platforme online 

Categorii de date: username, precum si orice alte date cu caracter personal care pot reiesi din discutiile purtate in mod public pe platforma

Temei legal: Prelucrarea este necesara pentru executarea contractului la care dumneavoastra sunteti parte.

 

2. Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru indeplinirea scopurilor mentionate mai sus, Asociatia utilizeaza serviciile mai multor parteneri contractuali, precum furnizorii de pregatire si orientare profesionala, furnizorii de servicii de asistenta si reprezentare a intereselor dumneavoastra, furnizorul platformei pentru exprimarea opiniilor. Acestia isi desfasoara activitatea comerciala in Romania, cu exceptia furnizorului de servicii de plata si a furnizorului platformei pentru exprimarea opiniilor, care isi desfasoara activitatea in Statele Unite ale Americii.

Unii dintre acestia sunt terte parti care nu au rolul de a prelucra datele, insa au acces la acestea in indeplinirea sarcinilor sau in interactiunile lor cu Asociatia, cum ar fi societati care asigura intretinere tehnica, auditori financiari sau juridici. 

Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispozitie sau transmise catre terti si in urmatoarele situatii: (i) autoritati publice, auditori sau institutii cu competente in realizarea de inspectii si controale asupra activitatii si activelor Asociatiei, care solicita Asociatiei sa furnizeze informatii, in virtutea obligatiilor legale ale acesteia din urma; (ii) pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor Asociatiei noastre sau ale altor entitati sau persoane, cand datele vor fi transmise catre entitati precum instante de judecata; (iii) terti achizitori, in masura in care activitatea Asociatiei ar fi transferata (in totalitate sau partial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzactii.

3. Transferul datelor cu caracter personal in strainatate

In masura in care, in contextul indeplinirii operatiunilor descrise mai sus, ar fi necesar transferul datelor dumneavoastra cu caracter personal in strainatate catre state din Uniunea Europeana („UE”) sau Spatiul Economic European („SEE”), orice transfer realizat de Asociatie intr-un stat membru UE sau SEE va respecta cerintele legale prevazute in GDPR. Este posibil ca datele dumneavoastra sa fie transmise in strainatate catre o autoritate publica sau un tert colaborator in vederea reprezentarii si apararii drepturilor si intereselor dumneavoastra.

 

In ceea ce priveste colaborarea cu furnizorul de servicii de plata si furnizorul platformei pentru exprimarea opiniilor, acestia au sediul social in Statele Unite ale Americii, aplicandu-se intre parti clauzele standard de protectie a datelor adoptate de Comisia Europeana, respectand astfel principiile respectarii vietii private si prelucrarii datelor cu caracter personal. 

4. Durata prelucrarii

Va vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioada de timp necesara pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai sus, cu respectarea in acelasi timp a cerintelor legale in vigoare. In cazul in care Asociatia va stabili ca are un interes legitim sau o obligatie legala de a prelucra in continuare datele dumneavoastra cu caracter personal in alte scopuri, veti fi informati in mod corespunzator in acest sens.

Estimam ca activitatile de prelucrare detaliate mai sus vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe urmatoarele perioade:

4.1

Scop: Inscrierea in vederea dobandirii calitatii de membru

Durata: Pana la validarea calitatii de membru in Asociatie

 

4.2

Scop: Plata cotizatiilor

Durata: 10 ani (avand in vedere ca aceste documente vor fi folosite pentru efectuarea inregistrarilor contabile)

 

4.3

Scop: Reprezentarea si apararea drepturilor si intereselor economice, profesionale si sociale ale membrilor Asociatiei, precum si corectarea abuzurilor sau a situatiilor injuste in care acestia sunt implicati, precum si asigurarea si mentinerea unei protectii a acestora fata de regulile sau reglementarile injuste sau nelegale care afecteaza carierea oricarui membru al Asociatiei;

Asistarea si reprezentarea membrilor Asociatiei in negocierea, precum si in disputele pe care acestia le au cu cluburile la care sunt legitimati, precum si reprezentarea acestora inaintea Federatiei Romane de Rugby si a instantelor de judecata din Romania;

Reprezentarea drepturilor si intereselor membrilor Asociatiei la nivel international, precum si afilierea la organizatii internationale care reprezinta jucatorii de rugby, precum si aplicarea pentru statutul de membru in cadrul acestor organizatii

Durata: Pe durata contractului incheiat si pe perioada necesara ulterior incetarii contractului pentru protejarea drepturilor Asociatiei avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv pentru 4 ani, cu luarea in considerare a perioadei de prescriptie

 

4.4

Scop: Promovarea membrilor in cadrul Asociatiei

Durata: Pe durata contractului incheiat si pe perioada necesara ulterior incetarii contractului pentru protejarea drepturilor Asociatiei avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv pentru 4 ani, cu luarea in considerare a perioadei de prescriptie

 

4.5

Scop: Asistarea membrilor Asociatiei in obtinerea unor calificari sau cunostinte necesare in anticiparea nevoilor acestora pe care le vor intampina la momentul la care cariera lor de jucatori de rugby va lua sfarsit, astfel incat posibilitatile de angajare ulterioare sa nu aiba de suferit ca urmare a perioadei in care acestia au activat ca jucatori de rugby;

Sustinerea dezvoltarii profesionale a membrilor Asociatiei si ajutarea  acestora in vederea angajarii.

Durata: Pe durata contractului incheiat si pe perioada necesara ulterior incetarii contractului pentru protejarea drepturilor Asociatiei avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv pentru 4 ani, cu luarea in considerare a perioadei de prescriptie

 

4.6

Scop: Furnizarea informatiilor legate de activitatea AJR

Durata: Pe durata detinerii calitatii de membru in Asociatie sau pana la retragerea consimtamantului, in functie de care intervine prima data

 

4.7

Scop: Exprimare opinii prin intermediul unei platforme online

Durata: Pe durata contractului incheiat si pe perioada necesara ulterior incetarii contractului pentru protejarea drepturilor Asociatiei avand in vedere legea aplicabila contractului, inclusiv pentru 4 ani, cu luarea in considerare a perioadei de prescriptie

 

 

5. Ce se intampla cu datele dumneavoastra cu caracter personal dupa incetarea prelucrarii

Odata ce perioada de prelucrare indicata mai sus expira, iar Asociatia nu mai are motive legale sau legitime de a va prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi sterge in conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica anonimizarea sau distrugerea acestora. 

6. Luarea deciziilor in mod automat si crearea de profiluri in mod automat

Datele cu caracter personal la care se face referire in prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri. 

7. Refuzul furnizarii datelor si consecintele acestuia

Datele cu caracter personal prevazute in Sectiunea 1 la scopurile 1, 2, 3, 5 si 7 reprezinta o obligatie contractuala / o obligatie necesara pentru incheierea unui contract cu Asociatia, iar persoana vizata trebuie sa furnizeze datele cu caracter personal in vederea incheierii contractului cu Asociatia, precum si pentru executarea acestuia contract. In cazul in care persoana vizata nu furnizeaza datele pentru scopul mai sus mentionat, contractul nu va putea fi incheiat / executat.

8. Securitatea prelucrarii datelor

Asociatia va informeaza prin prezentul ca evalueaza si actualizeaza constant masurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter personal in conditii de siguranta si securitate.

9. Drepturile persoanei vizate in ceea ce priveste prelucrarea datelor

In contextul prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal, aveti urmatoarele drepturi: 

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveti dreptul de a obtine confirmarea faptului ca datele dumneavoastra cu caracter personal sunt sau nu prelucrate si, in caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal si conditiile in care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri in acest sens catre operatorul de date;
2. Dreptul de a solicita rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal: aveti posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri in acest sens catre operatorul de date, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau stergerea datelor dumneavoastra cu caracter personal in cazul in cazul in care (i) datele nu mai sus necesare in scopul initial (si nu exista un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrarii este consimtamantul persoanei vizate, persoana vizata isi retrage consimtamantul si nu exista alt temei legal, (iii) persoana vizata isi exercita dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care sa prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) stergerea este necesara pentru conformarea cu legislatia UE sau legislatia romana sau (vi) datele au fost colectate in legatura cu servicii ale societatii informationale oferite copiilor (daca este cazul), cand se aplica cerinte specifice cu privire la consimtamant;
3. Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii: aveti dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in cazurile in care: (i) considerati ca datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioada care sa permita operatorului sa verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegala, dar nu doriti sa va stergem datele cu caracter personal, ci sa restrangem utilizarea acestor date; (iii) in cazul in care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastra cu caracter personal in scopurile mentionate mai sus, insa dumneavoastra aveti nevoie de date pentru a constata, exercita sau apara un drept in instanta; sau (iv) v-ati opus prelucrarii, pentru intervalul de timp in care sa verificam daca temeiurile legitime ale operatorului de date prevaleaza asupra drepturilor persoanei vizate;
4. Dreptul de a va retrage consimtamantul cu privire la prelucrare, atunci cand prelucrarea are la baza consimtamantul, fara a afecta legalitatea prelucrarii efectuate pana in momentul respectiv;
5. Dreptul de a va opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situatia particulara in care va aflati, atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe interes legitim, precum si de a va opune, in orice moment, prelucrarii datelor in scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
6. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza pe aceasta in mod similar intr-o maniera semnificativa;
7. Dreptul la portabilitatea datelor, insemnand dreptul de a va primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat operatorului de date intr-o forma structurata, utilizata in mod curent si care poate fi citita automat, precum si dreptul de a transfera respectivele date catre un alt operator, in cazul in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul dumneavoastra sau executarea unui contract si este efectuata prin mijloace automate;
8. Dreptul de a depune plangere in fata Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) si dreptul de a va adresa instantelor de judecata competente.

Drepturile de mai sus pot fi exercitate in orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, va incurajam sa sa adresati o solicitare in scris, datata si semnata sau in format electronic la urmatoarea adresa: str. Vespasian nr. 47, cam. 1, Sector 1 sau prin e-mail la contact@ajrugby.ro. De asemenea, in cazul in care doriti sa va retrageti consimtamantul acordat cu privire la scopurile de marketing direct, aveti posibilitatea de a utiliza optiunea „dezaboneaza-te” care este inclusa in fiecare comunicare de marketing.

10. Reprezentantul Asociatiei

Puteti adresa orice intrebare in legatura cu prezentul document catre Reprezentantul Asociatiei, care poate fi contactat folosind urmatoarele detalii de contract: contact@ajrugby.ro 

Data: 29.04.2021